传统的企业管理模式正由于信息化的不断发展在迅速地变革，但我国的企业信息化建设还处在起步阶段，ERP(Enterprise Resource Planning，企业资源计划)等信息化系统实施的成功率还较低。要提高ERP实施的成功率，就必须做好实施前的数据准备工作，完整、准确的数据是保证高质量实施ERP的基础。
　　人们常用“三分技术、七分管理、十二分数据”来形容数据在ERP项目中的重要性，以此来表达对数据的高度重视。事实上，花在ERP系统实现和技术准备上的时间并不多，真正需要大量时间完成的是伴随整个实施过程的培训、数据准备和管理变革这三项工作，它们往往占整个实施过程80%以上的时间。而且三者缺一不可，其中尤以数据准备工作量最大。
　　数据一般分为静态数据和动态数据两大类。静态数据是开展业务活动的基础数据，它通常包括系统本身的参数、单据编码、物料编码、库位编码、客户编码、供应商编码、工作中心编码、人员编码、产品结构数据、系统操作权限设置、财务的科目设置等。而动态数据则是业务活动过程中产生的数据，它通常包括车间订单申请、车间订单、采购订单申请、采购订单、销售订单、销售出库单、销售发票、采购入库单、供应商发票、退库单、收料单、退料单、付款单、库存事务数据等。
　　由于静态数据和动态数据的类型不同，在实施中采用的准备对策也有所不同。对于静态数据，往往在实施的开始阶段就着手准备，准备时间也比较长，可以安排专人负责。而动态数据往往在系统上线切换点之前才开始准备，准备时间短，因而需要投入的人力也比较多。
　　在所有的数据中，物料数据是分布最广、数量最多的数据。它既包括原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产、低值易耗品等。所以要首先把工作重心放在物料数据准备上。
　　明确了需要准备什么数据，下一步就是制定相应的编码规则。要确保ERP实施的质量，必须强化实施中的标准化管理工作。对数据准备工作来说，就是制定适宜各业务部门使用的编码规则，并要求各业务部门认真执行这些标准，严格按照标准化要求，进行规范化操作、标准化管理，这样才能保证ERP系统实施的质量。
　　数据编码规则基本都遵循以下原则:
　　唯一性: 即一物一码，必须保证一种物料仅被赋予一个代码，一个代码只反映一种物料。同时必须避免和防止一物多码和多物一码现象的出现。例如: 物料编码0001只能表示A零件。
　　标准性: 编码应提高标准化程度，尽可能与国际或国家行业标准相吻合。
　　另外，考虑到编码应尽可能好记易用，在满足要求的情况下尽可能的短小，这样有利于提高录入效率。同时，让编码在其整个生命周期内标识码保持不变，也有利于提高编码的普及率和利用率。
　　实用性: 从实用性角度出发，编码应符合企业的业务特点和管理需求，既充分考虑企业发展对信息编码的需求，又兼顾企业的现状。
　　原来柳工的零件代码是在开发设计时由设计人员自行编制的，如: ZL50A.12A.3-1，其含义为ZL50A系列装载机第12部分的第3个部件的第1个零件。每设计的一个零件最终必须归属到一个最终产品，如上面的ZL50A装载机。而且，这种标注方法不能确切知道其材料属性，当其材料设计更改时，零件号只会更改为ZL50A.12A.3-1A或ZL50A.12A.3-1B。在实施ERP之后，需要使用物料、部门、工作中心、仓库、货位、帐号等数十种编码。因此，使用格式不同、特征明显的代码就容易辨认与区分，不会被混淆误解，使用也更方便。有些看似性质不同的编码对象，会在ERP中交叉使用，如果这些编码相似，就有可能发生一码多义或使用混淆。所以编码格式是对编码对象归类分组的标准和线索，划分清晰的层次，标注明显特征，并且易懂好记，给输入、查询、分类、输出都带来方便。
　　完成编码规则后，依据编码规则逐条确定静态数据和编码，从而完成整个静态基础数据的整理工作。
　　有了基础数据，就有了ERP运行的基础。但ERP上线后，系统里的数据是不是能够反映现实情况，就要看初始化数据能不能及时准确地录入系统了。
　　由于初始化数据反映的是上线时间点的数据，因此过早准备初始化数据是没有意义的，这些事务处理数据都是动态的，每天都在变化。因此完成初始化数据准备需要更详尽的计划。
根据项目的实施进度，确认正式的上线切换时间。由于涉及财务方面的诸多问题，一般系统切换时间确定在企业下一会计月的开始日。
　　在切换前必须进行全面的库存盘点，盘点时间一般安排在实施前2～3周，并在财务上进行相应的盘盈盘亏处理。盘点时必须使用新的编码，并及时核对新编码是否有错编、漏编、重编的情况。
　　同时，要求各业务部门在上线切换前尽可能处理完未结清的各种帐务、订单和应收应付单据，以减少系统切换的难度，同时也降低日后核账的工作量。
　　在上线切换前1～2周，集中人力将静态数据导入或者手工录入系统。在做数据收集时，最好事先做好规范的模板表格，确定不允许修改的关键字段，以利于数据的汇总和排序。
　　在确定的切换日将库存期初数据、科目余额和未结单据录入系统。也可视数据量的多少适当提前或滞后录入时间，但必须保持系统数据与实际情况相符。实施前，应先通过管理措施尽量减少期初数据量，并力保每一条数据都准确无误。另外，应尽早安排对账，因为对账越晚，数据的差异越大，也越难对得上。
　　系统上线后，还应从管理上严格要求业务处理与数据录入同步进行，不能积压单据做一次性的补录工作，如因不可预计的原因造成数据录入滞后，必须集中力量尽快解决。
　　系统上线实施后的一个月内，要通过核对手工账和实物，检查系统数据的准确性，并分析差异所在，进行调整。
　　数据的质量是至关重要的，因为错误的数据没有任何现实的意义，ERP是建立在业务流程数据准确性和时效性基础上的企业管理软件，如果企业不重视数据的准确性和时效性，那么ERP系统非但不能有效地提升企业的管理水平和市场竞争力，反而会给企业的正常运转带来灾难。
　　要得到企业真实准确的基础数据，首先要对ERP项目真正理解和高度重视，让企业把认识及实施ERP的过程，引申到企业内部改革、强化管理、转换企业机制等一系列提高企业管理水平的过程，进行管理创新、制度创新。只有这样，我们实施ERP才可能真正的成功。