电话一般在下列三种时机下使用：

　　·预约与关键人士会面的时间。

　　·直接信函的跟进。

　　·直接信函前的提示。

　　如果您熟悉电话接近客户的技巧，做好上述三个动作对您接下来的工作有莫大的帮助。

　　专业电话接近技巧，可分为五个步骤：

　　1、准备的技巧

　　打电话前，您必须先准备妥下列讯息：

　　·潜在客户的姓名职称；

　　·企业名称及营业性质；

　　·想好打电话给潜在客户的理由；

　　·准备好要说的内容；

　　·想好潜在客户可能会提出的问题；

　　·想好如何应付客户的拒绝。

　　以上各点最好能将重点写在便笺纸上。

　　2、电话接通后的技巧

　　接下来，我们来看看电话接通后的技巧。一般而言，第一个接听电话的是总机，您要有礼貌地用坚定的语气说出您要找的潜在客户的名称；接下来接听电话的是秘书，秘书多半负有一项任务——回绝老板们认为不必要的电话，因此，您必须简短地介绍自己，要让秘书感觉您要和老板谈论的事情很重要，记住不要说太多。

　　3、引起兴趣的技巧

　　当潜在客户接上电话时，您简短、有礼貌的介绍自己后，应在最短的时间，引起潜在客户的兴趣。

    4、诉说电话拜访理由的技巧

　　依据您对潜在客户事前的准备资料，对不同的潜在客户应该有不同的理由。记住，如果您打电话的目的是要和潜在客户约时间会面，千万不要用电话谈论太多有关销售的内容。

　　5、结束电话的技巧

　　电话不适合销售、说明任何复杂的产品，您无法从客户的表情、举止判断他的反应，并且无“见面三分情”的基础，很容易遭到拒绝。因此您必须更有效地运用结束电话的技巧，达到您的目的后立刻结束电话的交谈。
下面，我们来看一下电话接近技巧的范例。

　　销售人员：您好。麻烦您接总务处陈处长。

　　总务处：您好。请问您找那一位？

　　销售人员：麻烦请陈处长听电话。

　　总务处：请问您是……？

　　销售人员：我是大华公司业务主管王维正，我要和陈处长讨论有关提高文书归档效率的事情。

　　销售人员王维正用较权威地理由——提高文书归档效率——让秘书很快地将电话接上陈处长。

　　陈处长：您好。

　　销售人员：陈处长，您好。我是大华公司业务主管王维正，本公司是文书归档处理的专业厂商，我们开发出一项产品，能让贵处的任何人在10秒钟内能找出档案内的任何资料相信将使贵处的工作效率，能大幅提升。

　　王维正以总务处的任何人在10秒内都能取得档案内的任何资料，来引起陈处长的兴趣。销售人员在电话上与准客户谈话时要注意做到下面重点：①谈话时要面带笑容，虽然对方看不到您的笑容，但笑容能透过声音传播给对方。②经常称呼准客户的名字。③要表达热心及热诚的服务态度。

　　陈处长：10秒钟，很快嘛！

　　销售人员：处长的时间非常宝贵，不知道您下星期二或星期三，那一天方便，让我向处长说明这项产品。

　　陈处长：下星期三下午二点好了。

　　销售人员：谢谢陈处长，下星期三下午二点的时候准时拜访您。

　　销售人员王维正，虽然感觉出陈处长所谓“10秒钟，很快嘛！”是抱着一种怀疑的态度，但是他清楚今天打电话的目的是约下次会面的时间，因此不做任何解说，立刻陈述电话拜访的理由，做出缔结的动作——约定拜访的时间，迅速结束电话的谈话。　　　　

一、电话约访的优点

　　用电话来约访增员对象相对于写信或亲自拜访增员对象的优点是：

　　1．比较专业。

　　2．易给增员对象留下良好印象。

　　3．免除到处奔波的劳苦及花费。

　　4．比较有效率。

二、电话约访的疑惑点

　　电话约访在推销中用得相当多，在电话约访中，客户也有一些疑惑点，一般说来，会有以下几个疑惑点：

　　1．你是谁？你怎么知道我的？

　　一般人对于一个陌生的电话通常都存有戒心，他的第一个疑问必然是：“你是谁？”，所以我们必须先表明我们的身份，否则一般人为避免不必要的干扰可能敷衍你两句就挂上电话。可是，也有人会说：“如果我告诉他，他会更容易拒绝我。”事实上确实如此，所以我们可以表明我是你的好朋友×××介绍来的。有这样一个熟悉的人做中介对方自然就会比较放心。同样的，对方心里也会问：“你怎么分知道我的？”我们也可以用以上的方法处理。有的人又会说：“其实我只是从一些资料上得到的电话，那又该怎么办呢？”这时，我们可以这样讲：“我是你们董事长的好朋友，是他特别推荐你，要我打电话给你的。”这时，你也许会想：如果以后人家发现我不是董事长的好朋友，那岂不让我难堪。其实，你没有必要那么紧张，我们打电话的目的无非是为了获得一次面谈的机会。如果你和对方见面后，交谈甚欢，那对方也不会去追究你曾经说过的话了。

　　2．怕花太多的时间

　　大部分的业务员有个毛病，一到客户那里就说个没完，高谈阔论舍不得走。因此，在电话约访中我们要主动告诉客户：

　　“我们都受过专业训练，只要花十分钟，就能将我们的事业作一个完整的说明。您放心，我不会耽误您太多的时间，只要十分钟就可以了。”

　　主动消除客户心中的疑惑，说完再引导到我们的话题。

三、电话约访的要点

　　一般来说，利用电话做初步交涉或者是取得预约的要领，和正式拜访时在初步交涉这一阶段要注意的事项相去不远。重点不外乎以下几点：

　　1．先取得对方信任

　　诚信本为立身处世之本，不论在哪一行业都是这样，尤其是在行销这一行业。要想将商品推销出去，最基本的条件就是先取得对方的信任。如果是面对面接触的话，客户至少还能凭对行销人员的印象来判断，但是在电话中根本没有一个实体可做判断的依据，只能凭声音来猜测，因此，首先要注意的是说话的语气要客气、语言应简洁明了，不要让对方有着受压迫的感觉。

　　2．说话速度不宜太快

　　一般人在讲电话时说话速度会比面对面交谈快很多，可是对方并不是你的亲朋好友，并不熟悉你的语调和用词。如果你说话速度太快，往往会使对方听不清楚你所讲的内容，也容易给对方留下强迫接受你的观点的感觉。

　　3．强调“不强迫……”

　　一般利用电话做初步交涉主要目的在于取得预约拜访的机会，应当再三强调“只是向您介绍一下保险的意义和功用，绝不强迫您……”，以低姿态达到会面的目的。

　　4．多问问题，尽量让客户说话

　　在面对面接触时，你可以从客户的表情动作看出客户是否在专心倾听，但在电话交谈中，由于没有判断的依据，你无法推测对方的内心想法。因此，要多问问题，尽量让客户发表意见，才能知道客户的真实想法。

　　5．由行销人员决定拜访的日期、时间

　　原则上，拜访的日期、时间应该由你主动提出并确定。因为如果你问对方“您什么时候有时间？”，如果他对保险不感兴趣，就极有可能会回答你“啊，真不巧，这段时间我都很忙”。如此一来，又得从头开始来说服他，不如主动建议“下礼拜二或礼拜五方便吗？”万一他都没有时间，你应把日期往前提，因为往后拖延的话，你的说服力会大大减弱。另外，对方也可能发生其他变故。

　　除此之外，你还应做到以下几点：

　　1．提及初次面谈的目的。

　　2．解释这个行业的机会和特点

　　3．解释你精挑细选的程序。

　　4．确定增员对象的兴趣及需求。

　　5．获得增员对象对于初次面谈的承诺。

四、电话约访的拒绝处理

　　在电话约访的过程中，会碰到对方回绝你的情况，这时你要如何去应对，才能即不伤及对方的面子，又能把话题继续下去呢？其实，你只要按以下的方法去讲，就会很容易地达到面谈的目的。

　　第一步，要肯定对方的回绝。

　　第二步，一定要提到推荐人。

　　第三步，赞美对方。

　　第四步，将谈话拉回主题。

　　第五步，抛出一个选择问句，让对方做出决择。

　　下面结合实例，让大家体会这种讲话模式的威力。

五、电话约访的拒绝处理范例

　　——我没兴趣

　　示例：

　　是的，介绍人王大哥他也说过，如果要你做保险，你是打死都不肯做的。但是你这个人易于接受新鲜事物，而且你的学习力也非常的强，特别是你的社交范围很广，就算这份事业不适合你，但是你喜欢帮助别人，他说只要找你，就没有办不成的事。不知道李小姐星期三，还是星期四方便呢？

　　——我没时间

　　示例：

　　是的，王大哥他特别跟我提过，说你事业有成，平时都非常忙，把时间安排得紧凑。所以为了不耽误你的事情，叮嘱我在与你见面之前，一定要打电话给你。你放心，我不会占用你大多时间，只要你给我二十分钟，我会给你一个有前景的事业，你看是星期三还是星期四方便呢？

　　——那你把资料寄给好了

　　示例：

　　是的，黄先生，是这样的，正因为你的时间很宝贵，所以如果让我先跟你讲一下，再把资料留给你的话，可以节省你更多的时间。你放心，我不会超过二十分钟的，不晓得黄先生您是星期三晚上，还是星期四晚上方便呢？

　　——我以前做过保险

　　示例：

　　是的，介绍人林小姐特别告诉我，说你是保险界的前辈。不过，我们所要谈的不是做保险，而是经营一项事业，是非常特别的；很多人到我们公司来以前，想法都和你一样，但听过我们的说明以后，他们发现这是一个新生的事业，不晓得黄小姐你是星期三，还是星期四晚上方便呢？

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