沟通贯穿于危机管理的每一环节,是化解危机最重要的工具。无论事前的危机预防,事中的危机管理还是事后的恢复管理,都离不开沟通。放弃沟通,危机管理也无法继续进行;沟通不善,组织就会在危机的泥潭里越陷越深。因此,沟通管理是危机管理的核心,危机沟通应遵循以下原则。
1.未雨绸缪
环境变化日益复杂,只有未雨绸缪才能有条不紊、自信沉着地应对无处不在、随时出现的危机。很多企业就是因为没有准备、没有危机管理预案,从而使企业在危机来临手无足措、惊慌万分。只有具备一整套危机预防系统及危机管理方案,才能做到“兵来将挡,水来土掩”。
2.及时沟通
危机发生后,组织应第一时间与媒体和公众进行沟通。时间是最宝贵的,企业应该在最短的时间内与利益相关者进行沟通。危机发生后,公众急需要组织发出声音、了解事情的真相。,及时沟通能够向公众展示自己良好的负责任的形象,同时还能够很好地避免谣言的产生,很多现实案例都表明一点,谣言的产生是组织没有及时发出声音所导致的。
3.主动沟通
危机发生后,组织应该向外界主动披露信息、主动道歉、主动赔偿,越主动越能获得消费者的认同和公众的接受。越被动发出的信息越不能让人信服,也越值得怀疑。
4.适度沟通
主动沟通的同时应该避免“沟通过度”,要保持适度。不要包揽不属于自己的问题;不要口无遮拦引火上身,也不要随便污蔑同行,也不要自爆猛料,否则这样只会使危机升级,甚至向不可控的方向发展。
5.有效沟通
要想使沟通产生效果必须遵循两个原则:一是要使用有效语言,要使用你沟通对象能够理解的、听得懂语言,不要使用专业术语和行业用语;二是要么不说,说到的就必须做到,曾有一些企业在危机开始时承诺过度,而后发现根本做不到或者说做到的成本太高从而没有实现,企业又陷入信任危机。
6.一个声音
一个组织只能发出一个声音,危机发生后,无论是最高层领导还是最底层员工都要发出同样的声音,不同的时间、不同的地点都要保持一致的声音,否则公众就会认为你不可信。因此危机发生后,要指定特定的新闻发言人与媒体、公众进行沟通,也要对所有的员工进行适当的培训,告知事实的真相,目的只有一个就是让员工协助你渡过难关。
7.运用第三方
危机发生后,自己说自己往往是不可信的,要依靠独立的第三方也就是权威人士和意见领袖为你说话。你说一百句话的效果不如他们说一两句话的效果,因为他们有影响力和可信度,危机发生后,公众更相信他们。
8.合作不对抗
遵循友善沟通的原则,不要与任何利益相关者对抗,尤其是媒体。危机出现后,要与媒体合作,要与媒体进行很好的沟通。对抗只会使危机升级,使危机的影响面更大,对自己更为不利。
9.以人为本
“以人为本”就是坚持公众利益至上,尊重人的的“价值”。善于倾听、换位思考、尊重感受、态度先行,在适当时期表达你的爱心和同情心就能获得公众的理解与支持。