1、明确目的：规范传真文件的接收、发送和传真设备的使用管理，确保传真文件和传真设备正常、高效运行。

 

2、确定职责：传真机主要服务于公司往来公务函件的传送和接收，并为公司相关人员提供必要的服务。操作人员应做到热情服务，主动服务，保质保量。

 

3、传真管理：

 

（1）传真机由专人管理，其他人员不得随意拆卸和移动。

 

（2）传真机管理人员要有高度的责任心，熟悉机器性能及操作技术，及时、准确地完成任务。

 

（3）保持传真设备清洁卫生，加强传真设备的日常保养，按设备的使用说明定期维护，并对每次维修和保养做详细记录。

 

（4）传真机一旦出现故障应及时与厂家或修理公司联系，争取在最短时间内修复，保持传真机运转正常。

 

（5）不得使用传真机接打电话，保证传真线路畅通。

 

（6）加强成本核算，注意了解设备配件和传真机耗材的市场价格,对每次购进的耗材和设备进行详细记录。

 

（7）每年对传真机服务的收支情况进行统计结算，并向主管领导汇报、交由财务部门备案。

 

4、传真接收：

 

（1）对接收到的传真函件，按“紧急”、“重要”、“普通”、和“垃圾”程度进行甄别分类。

 

（2）对接收到的重要传真或私人函件，应及时登记并通知收件人，避免延误工作。必要时请领取者在登记薄上签字认可。

 

（3）对接收到的“内部明电”或标有“急”、“紧急”等字样的传真，应直接送交相关部门或接收者本人，并请领取者在登记薄上签字认可。

 

（4）及时处理传真垃圾产生的废纸，保持传真工作台面整洁。

 

（5）传真机管理人员对上一个规定工作时段以外或工休日接收到的传真件要及时做好分类、分发或销毁工作。

 

（6）节假日收到的传真，一律由值班人员负责接收，紧急函件及时向值班领导汇报，并负责做好处理结果记录，和普通函件一起于节假日后第一个工作日早晨移交给传真管理员。

 

5、传真发送：

 

（1）凡注有“不准翻印”及秘密标识的函件，一般不得传真发送，确需传真发送时，须经主管领导批准后做好登记备案，并在发送前通知接收人同步接收。

 

（2）会议通知等具有时限要求类的传真，发送后要跟接收单位或接收人进行核实确认，并做好登记，避免遗漏。

 

（3）发送重要传真函件，管理人员负责做好发送记录。

 

（4）节假日的传真发送，一律由值班人员负责并做好发送记录，于节假日后第一个工作日早晨移交给传真管理员。

 

最后，随着技术进步，使用网络传真可简化工作环节，提高工作效率。它不仅可以节省设备的购置费用和维护费用，还能实现无纸化管理，使信息沟通更加及时通畅，为企业实施现代信息化管理奠定了基础。